Change Request (CR): cosa è e come si gestisce

Cos’è una Change Request

Una Change Request, nella gestione di progetti, è un documento formale che descrive una richiesta di modifica di uno specifico aspetto di un progetto in corso.

Si tratta di una parte essenziale del controllo del cambiamento, un processo che assicura che ogni variazione proposta sia valutata sistematicamente in termini di impatto, costi e benefici prima di essere approvata, respinta o modificata.

Nell’IT, una Change Request è fondamentale perché garantisce che modifiche ai sistemi o ai software siano meticolosamente valutate e tracciate, riducendo il rischio di errori e downtime.

In un campo così dinamico e a volte imprevedibile come l’IT, dove aggiornamenti e miglioramenti sono costanti, questa procedura consente di mantenere l’integrità e l’affidabilità dei sistemi informatici, assicurando che ogni cambiamento sia in linea con gli obiettivi tecnici e di business.

Change Request: gestione ed approvazione

Ecco il processo che si utilizza per la gestione di una Change Request (o CR) nell’ambito di un progetto o nella manutenzione:

1. Identificazione. Quando un team membro o stakeholder riconosce la necessità di una modifica che va oltre l’ambito originale del progetto, viene creata una Change Request (CR).
2. Documentazione. La CR è poi documentata in dettaglio, spiegando cosa deve essere cambiato e perché. Ad esempio, le variazioni posso essere modifiche al design, alle funzionalità, agli obiettivi, ai tempi, ai costi o ad altre componenti critiche del progetto.
3. Valutazione. Una volta presentata, la CR viene valutata da un comitato di controllo dei cambiamenti o da una figura autorizzata. Questa valutazione tiene conto dell’urgenza, dell’impatto sul progetto complessivo e dei benefici che potrebbe apportare.
4. Approvazione o rifiuto. Basandosi sull’analisi, la CR può essere approvata, richiedere ulteriori modifiche, o essere respinta. Se approvata, il progetto viene aggiornato di conseguenza.
5. Implementazione. Con l’approvazione, si passa alla fase di implementazione. I piani di progetto vengono aggiornati, i team informati delle nuove direzioni e le risorse assegnate per eseguire il cambiamento.
6. Follow-up. Dopo l’implementazione, il cambiamento viene monitorato per assicurarsi che abbia l’effetto desiderato e per verificare che non ci siano conseguenze impreviste.

Chi si occupa delle Change Request

Im ambito IT, il processo di gestione delle Change Request (CR) coinvolge diverse figure professionali, ciascuna con un ruolo specifico che contribuisce alla gestione efficace dei cambiamenti.

• Il Business Analist che è spesso responsabile per l’iniziale raccolta e documentazione dei requisiti di business che portano alla formulazione di una CR.
• L’Analista Funzionale che cura la definizione dei requisiti funzionali di un sistema informatico.
• L’IT Project Manager che sovrintende il processo di Change Management nel suo complesso, garantendo che le CR siano valutate, approvate e implementate secondo il piano di progetto e che le comunicazioni riguardanti il cambiamento siano chiare e tempestive.
• Una volta approvata la CR, il Software Engineer si occupa dell’implementazione tecnica della modifica, adeguando il codice e le funzionalità del sistema o dell’applicazione alle nuove esigenze.
• L’IT Operations Manager si occupa della gestione delle infrastrutture IT e assicura che le CR siano implementate con minimo impatto sulle operazioni quotidiane.