Processi aziendali: cosa sono, analisi, mappatura

Cosa è un processo aziendale

I processi aziendali rappresentano l’architettura operativa di un’organizzazione e definiscono come le risorse vengono utilizzate per creare valore e raggiungere gli obiettivi prestabiliti. Essi garantiscono che ogni attività sia eseguita in modo coeso e coordinato, garantendo efficacia e coerenza nell’output.

Un processo aziendale (o business process) può essere definito come un insieme di attività correlate e strutturate che, partendo da un determinato input, producono un particolare servizio o prodotto per un cliente o un mercato. I processi sono spesso ripetibili, garantendo così consistenza e efficienza nell’output.

In un ambiente aziendale in continua evoluzione, dove agilità ed efficienza sono fondamentali, la corretta mappatura e ottimizzazione dei processi permette alle aziende di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato e di rimanere competitive. Senza processi chiari e ben definiti, le aziende rischiano inefficienze, sprechi e incoerenze che possono compromettere la loro posizione sul mercato e la soddisfazione del cliente.

In ambito Organizzazione e IT le figure professionali che si occupano dei processi aziendali sono il Business Process Engineer e l’Analista Funzionale o l’Analista Funzionale SAP.

Classificazione dei processi aziendali

I processi aziendali possono essere categorizzati in tre principali tipologie: primari, di supporto e di gestione.

Processi primari. I processi primari sono quelli relativi alle funzioni fondamentali, che un’organizzazione implementa per produrre e consegnare i suoi prodotti o servizi ai clienti e, di conseguenza, generare profitto. In un’azienda manifatturiera, ad esempio, i processi primari sono quelli relativi alla progettazione, produzione e distribuzione di un prodotto. In una società di servizi, invece, potrebbero riguardare la consulenza, l’assistenza clienti o la prestazione di un servizio specifico. I processi primari necessitano di una governance particolarmente attenta, in quanto qualsiasi inefficienza o errore può avere un impatto diretto sulla soddisfazione del cliente, sulla reputazione dell’azienda e, in ultima analisi, sul suo risultato economico. Essi rappresentano, dunque, il cuore dell’attività aziendale, intorno al quale ruotano tutte le altre funzioni e processi.

Processi di supporto. I processi di supporto, pur non essendo direttamente legati alla produzione di beni o servizi, rivestono un ruolo importantissimo nell’efficienza complessiva dell’azienda. Fungono da pilastri che sostengono e potenziano i processi primari, garantendo che tutto funzioni in modo fluido. Questi processi sono quelli relativi, ad esempio, a funzioni come la gestione delle risorse umane, la contabilità e l’IT, ed assicurano che le risorse aziendali siano utilizzate in modo ottimale e allineate agli obiettivi strategici.

Processi di gestione. I processi di gestione rappresentano le attività strategiche e decisionali di un’organizzazione. Essi si concentrano su aspetti come la pianificazione strategica, la gestione del rischio e la valutazione delle performance, garantendo una rispondenza tra la visione aziendale e le operazioni quotidiane. Attraverso questi processi, le aziende assicurano l’allineamento costante tra gli obiettivi a lungo termine e le azioni immediate.

Metodologie per la mappatura dei processi aziendali

La mappatura dei processi è un aspetto fondamentale nella gestione aziendale e diverse metodologie sono state sviluppate nel tempo per affrontare questa necessità. Ecco alcune delle metodologie più comuni e riconosciute:

• Business Process Model and Notation (BPMN). Uno standard internazionale per la rappresentazione grafica dei processi aziendali, che fornisce un linguaggio comune facilmente comprensibile da tutti gli stakeholder coinvolti.
• Value Stream Mapping (VSM). Proveniente dal sistema di produzione Toyota, VSM si concentra sull’identificazione di tutte le attività (valore aggiunto e non) nel flusso di un prodotto o servizio, dallo stato iniziale al cliente finale.
• Flowchart o diagrammi di flusso. Sono rappresentazioni grafiche che mostrano la sequenza delle operazioni e le decisioni all’interno di un processo.
• Data Flow Diagram (DFD). Si concentra sul flusso di informazioni all’interno di un sistema, mostrando come le informazioni si spostano e come sono elaborate.
• IDEF (Integrated DEFinition). Una famiglia di metodi di modellazione utilizzati per rappresentare processi e strutture di dati. IDEF0, ad esempio, è utilizzato per la mappatura funzionale dei processi.
• Process Flow Diagram (PFD). Comunemente utilizzato nelle industrie di processo, mostra le relazioni tra i componenti principali di un sistema.
• SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers). Uno schema che fornisce una visione ad alto livello di un processo, identificando fornitori, input, output e clienti.
• Swimlane Diagrams. Simili ai diagrammi di flusso, ma con l’aggiunta di “corsie” per distinguere chi è responsabile di ogni passaggio o fase del processo.
• Event-driven Process Chain (EPC). Spesso utilizzato nella modellazione di processi ERP, mette in evidenza eventi, processi e funzioni.
• Unified Modeling Language (UML). Anche se UML è più comunemente associato alla modellazione software, alcune delle sue diagrammazioni possono essere utilizzate per mappare processi aziendali.

Ognuna di queste metodologie ha specifiche caratteristiche le la rendono più o meno adeguata a specifici contesti. La scelta della metodologia dipende dal tipo di processo, dall’obiettivo della mappatura e dalle competenze presenti all’interno dell’organizzazione.

Ottimizzazione dei processi aziendali

Esistono svariate metodologie e strumenti che supportano le aziende nell’analisi e nell’ottimizzazione dei processi. Nel seguito analizzeremo l’approccio BPM, Six Sigma e Kaizen.

BPM (Business Process Management)

Il metodo di ottimizzazione BPM (Business Process Management) rappresenta una strategia sistematica per migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi aziendali. Con l’obiettivo di massimizzare la flessibilità e l’agilità organizzativa, il BPM si avvale di analisi, modellazione, simulazione e automazione per identificare e implementare opportunità di miglioramento.

Questo approccio non si limita solo a una visione statica dei processi, ma promuove piuttosto un ciclo continuo di monitoraggio, analisi e revisione. Utilizzando strumenti tecnologici avanzati, il BPM consente alle aziende di avere una comprensione chiara dei propri flussi di lavoro, di rispondere prontamente ai cambiamenti e di garantire che le risorse siano allocate nel modo più produttivo. In definitiva, l’ottimizzazione attraverso il BPM mira a creare un’organizzazione resiliente, reattiva e orientata alla creazione di valore.

Six Sigma

Six Sigma è una metodologia di ottimizzazione centrata sull’eliminazione degli errori e sulla riduzione della variabilità nei processi aziendali, con l’obiettivo di migliorare la qualità e l’efficienza.

Nata in ambito manifatturiero con la Motorola negli anni ’80, Six Sigma utilizza un insieme di tecniche statistiche e strumenti di qualità per identificare e analizzare le cause principali delle inefficienze. La sua filosofia si basa sull’applicazione rigorosa del DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), un framework strutturato che guida le organizzazioni attraverso fasi sequenziali di definizione dei problemi, misurazione della performance attuale, analisi delle cause, implementazione di soluzioni e infine controllo per garantire che i miglioramenti siano sostenibili nel tempo.

Six Sigma non solo aspira a raggiungere livelli quasi perfetti di qualità del prodotto o del servizio, ma anche a creare una cultura aziendale dove la continua ottimizzazione e il pensiero critico sono parte integrante della gestione quotidiana.

Kaizen

Il Kaizen, termine giapponese che significa “miglioramento continuo“, è una filosofia e metodologia che promuove un miglioramento costante in tutti gli aspetti dell’organizzazione, coinvolgendo ogni singolo dipendente, dai manager ai lavoratori di linea.

Al contrario di interventi di cambiamento radicale, Kaizen enfatizza piccoli, incrementali miglioramenti quotidiani che, nel tempo, si sommano per produrre trasformazioni significative.

La chiave del successo del Kaizen risiede nella sua capacità di coinvolgere tutti i livelli dell’organizzazione, incoraggiando ognuno a suggerire idee per ottimizzare i processi, ridurre gli sprechi e migliorare la qualità. Questo approccio pone una forte enfasi sull’osservazione diretta, il teamwork e la soluzione dei problemi sul campo, creando un ambiente in cui l’innovazione è continua e la crescita è vista come un percorso condiviso e collaborativo.

Nel suo insieme, Kaizen non solo porta a una maggiore efficienza operativa, ma anche a una cultura aziendale positiva e orientata al progresso.

L’automazione dei processi con un software BPM

Grazie ai software BPM, le aziende possono trasformare processi manuali, spesso propensi all’errore, in flussi di lavoro automatizzati e altamente efficienti. Una volta mappato un processo, è possibile implementare regole di automazione, integrarsi con altri sistemi e, in pratica, avviare una rivoluzione digitale dell’operatività.

Ma i benefici dell’automazione BPM vanno oltre la semplice efficienza:

• Riduzione degli errori. Minimizzando l’intervento umano, i processi diventano più precisi e consistenti.
• Velocità. I processi automatizzati sono spesso significativamente più rapidi rispetto ai loro equivalenti manuali.
• Tracciabilità. Con il BPM, ogni passaggio del processo può essere monitorato e analizzato, fornendo dati preziosi per ulteriori ottimizzazioni.
• Flessibilità. I software BPM permettono di adattare rapidamente i processi alle nuove esigenze o condizioni di mercato.

Tra i principali software BPM riconosciuti a livello internazionale, spiccano:

• Pega BPM. Offerto da Pegasystems, è riconosciuto come uno dei leader nel settore, fornendo soluzioni avanzate per l’automazione dei processi, CRM e decision management.
• Appian. Questa piattaforma, proposta da Appian, si distingue per l’approccio “low code“, consentendo una rapida creazione e implementazione di applicazioni BPM, rendendola una scelta popolare per le aziende che cercano agilità e velocità.
• IBM BPM. IBM Cloud Pak for Automation è una soluzione molto nota nel mondo BPM, combina in modo efficace la gestione dei processi, le regole aziendali e il monitoraggio delle attività, offrendo alle organizzazioni una piattaforma robusta e scalabile.

Cosa si intende per KPI

Un KPI (Key Performance Indicator) è una metrica utilizzata per valutare il rendimento e l’efficienza di un processo o di un’attività specifica all’interno di un’organizzazione. Esso fornisce una misurazione quantitativa o qualitativa degli obiettivi raggiunti rispetto a quelli prestabiliti. Attraverso i KPI, le aziende possono monitorare i progressi e orientare le loro strategie verso la realizzazione degli obiettivi.

Questi indicatori forniscono una chiara rappresentazione numerica o qualitativa del rendimento di specifici processi, attività o iniziative. La loro importanza nell’ottimizzazione dei processi è cruciale: permettono infatti di individuare aree di inefficienza, punti di debolezza o opportunità di miglioramento.

Utilizzando KPIs accuratamente selezionati, le aziende possono prendere decisioni più mirate, stabilire priorità e monitorare l’efficacia delle azioni correttive o di ottimizzazione intraprese. In sostanza, i KPIs fungono da bussola, guidando le organizzazioni verso la realizzazione degli obiettivi aziendali e garantendo che i processi siano allineati alla visione e alla missione complessiva dell’entità.

Le figure professionali che si occupano di processi aziendali

Le figure professionali che in azienda si occupano di processi aziendali, direttamente o indirettamente, sono:

• Business Analyst. Analizza, comprende e traduce le esigenze del business in requisiti specifici, fungendo da ponte tra gli stakeholder aziendali e i team tecnici.
• Process Manager. Supervisiona e gestisce l’efficienza dei processi aziendali, con l’obiettivo di migliorarli e ottimizzarli.
• Project Manager. Gestisce progetti specifici, spesso legati all’implementazione o al miglioramento dei processi aziendali, assicurandosi che vengano completati nei tempi e nei budget previsti.
• Change Manager. Si occupa della gestione del cambiamento, assicurando che le modifiche ai processi aziendali vengano implementate in modo efficace e senza interruzioni.
• Operational Manager. Supervisiona le operazioni quotidiane e assicura che i processi aziendali vengano eseguiti correttamente e in modo efficiente.
• Quality Assurance. Si concentra sulla qualità dei processi, cercando di identificare e risolvere problemi che possono compromettere l’efficienza o l’efficacia.
• IT Manager. Gestisce le risorse tecnologiche e assicura che gli strumenti e i sistemi IT supportino adeguatamente i processi aziendali.
• Analista funzionale. Raccoglie i requisiti funzionali per un applicativo aziendale e li traduce in specifiche funzionali e/o tecniche per la successiva implementazione.
• Data Analyst. Analizza i dati relativi ai processi aziendali per identificare tendenze, problemi e opportunità di miglioramento.
• ERP Specialist. Esperto di sistemi Enterprise Resource Planning, che sono spesso alla base dell’automazione dei processi aziendali.
• Process Owner. E’ il responsabile di un particolare processo all’interno di un’organizzazione, garantisce che sia efficiente e che soddisfi gli obiettivi aziendali.

FAQ