Process Owner: cosa fa e quali competenze possiede

Il contesto di riferimento

Il Process Owner è un professionista esperto che si occupa della gestione, performance ed evoluzione di uno specifico processo aziendale. Ha l’autorità di apportare modifiche al processo, ne garantisce l’efficacia ed efficienza e si assicura che il processo risponda alle esigenze dell’azienda e ai suoi obiettivi strategici.

Il Process Owner è un pilastro fondamentale nel tessuto operativo dell’azienda che intende ottimizzare costantemente i propri processi aziendali, in modo da poter essere efficiente ed efficace nel proprio mercato di riferimento.

Egli ha una solida esperienza nel settore e nel processo specifico di cui è responsabile, quasi sempre accumulata attraverso diversi anni di lavoro in ruoli correlati.

Oltre a garantire l’efficienza operativa, il Process Owner agisce come un punto di congiunzione tra la strategia e la pratica, identificando le aree di potenziale innovazione e assicurando che i processi si adattino alle mutevoli esigenze del mercato e dell’ambiente di lavoro.

La sua capacità di vedere il quadro generale, pur mantenendo un’attenzione ai dettagli operativi, lo rende una figura essenziale per garantire che l’organizzazione rimanga agile, resiliente e competitiva.

Cosa fa il Process Owner

Il Process Owner è responsabile dell’ottimizzazione di uno specifico processo aziendale, come ad esempio l’acquisizione di un nuovo cliente, la produzione di un prodotto oppure la fatturazione.

I compiti del Process Owner generalmente sono:

• Definizione e monitoraggio. Stabilisce e mantiene chiare definizioni per il processo del quale è responsabile, monitorandone le prestazioni attraverso metriche appropriate.
• Ottimizzazione. Identifica opportunità di miglioramento, assicurando che il processo sia efficiente e allineato agli obiettivi aziendali.
• Risoluzione dei problemi. Interviene in caso di anomalie o problemi nel processo, cercando soluzioni efficaci per risolverli.
• Erogazione della formazione. Garantisce che i membri del team coinvolti nel processo siano adeguatamente formati e aggiornati sulle migliori pratiche.
• Revisione ed aggiornamento. Periodicamente, rivisita e aggiorna il processo in risposta alle esigenze mutevoli dell’azienda e del contesto di mercato.
• Punto di riferimento. E’ punto di riferimento per i team che lavorano su progetti con impatto sui processi, come ad esempio l’introduzione di un nuovo sistema informatico. In tale contesto collabora con il Business Analyst o con l’Analista Funzionale.

Competenze

Un Process Owner deve possedere una combinazione di competenze tecniche e soft skills per svolgere correttamente il suo ruolo, ecco le più significative:

• Conoscenza tecnica. Comprensione approfondita del processo o dei processi di cui è responsabile, inclusi gli strumenti, le tecnologie e le metodologie impiegate. Questa è la competenza principale, acquisita con anni di esperienza in ruoli correlati in azienda.
• Tecniche di modellazione dei processi. Sebbene non debba essere un esperto, deve conoscere i principi di base delle tecniche di modellazione e mappatura dei processi, per poter interloquire correttamente con figure più tecniche quali, ad esempio, i Business Analyst.
• Pensiero analitico. La capacità di analizzare dati e metriche per valutare le prestazioni del processo e identificare aree di miglioramento.
• Change Management. Abilità nell’implementare modifiche e miglioramenti, assicurando una transizione fluida e minimizzando le interruzioni.
• Capacità di comunicazione. Capacità di comunicare chiaramente e efficacemente con vari stakeholder, dal team di lavoro ai dirigenti.
• Pensiero strategico. Capacità di collegare le operazioni quotidiane agli obiettivi strategici dell’organizzazione, garantendo che il processo supporti la visione complessiva dell’azienda.
• Capacità decisionale. Abilità nel prendere decisioni tempestive e informate, spesso in contesti dinamici o sotto pressione.
• Problem solving. Competenza nel riconoscere ed affrontare i problemi, proponendo soluzioni innovative e pratiche.

Queste competenze permettono al Process Owner di garantire non solo che il processo sia efficiente e efficace, ma anche che evolva e che supporti la crescita e gli obiettivi aziendali.

Il ruolo strategico del Process Owner nei progetti IT

Nei progetti IT, il ruolo del Process Owner va ben oltre la semplice gestione dei processi: diventa strategico. Questa figura è responsabile dell’armonizzazione tra gli obiettivi aziendali e le soluzioni tecnologiche implementate.

Mentre i team IT si concentrano sulle specifiche tecniche, il Process Owner si assicura che queste soluzioni rispondano effettivamente alle necessità dell’azienda.

Egli interpreta le esigenze aziendali, traducendole in requisiti tecnologici comprensibili per i team tecnici. Inoltre, monitora costantemente l’efficacia del processo, suggerendo ottimizzazioni o adattamenti in base ai feedback e alle mutevoli condizioni del mercato.

In un ambiente tecnologico in rapida evoluzione, dove l’errore di implementazione o l’adozione tardiva di una soluzione può costare caro, il Process Owner garantisce che l’IT funzioni in modo allineato e proattivo rispetto alle strategie aziendali.