Lo Smart Working funziona?

Solo qualche anno fa la locuzione Smart Working (o Lavoro Agile) era nota soltanto a pochissimi, in quelle aziende che con estrema cautela avevano iniziato a sperimentare la modalità di lavoro “smart” o “agile” attraverso progetti pilota innovativi ma estremamente limitati in termini di personale coinvolto. In quest’articolo, anche in base alla nostra esperienza, vogliamo approfondire se lo smart working funziona o meno.

Tutti i progetti pilota erano stati avviati con l’obiettivo di testare la nuova modalità di lavoro e di misurarne l’efficacia. Decine di KPIs (Key Performance Indicators), incontri, verifiche, rilevazioni, per essere sicuri che l’esperimento riuscisse in pieno.

Poi è arrivata la pandemia che più o meno ha ribaltato gli schemi: tutti, o quasi, nel giro di poco tempo a casa in modalità smart, senza nessuna pianificazione iniziale, cercando di affrontare l’emergenza al meglio, in alcuni casi cercando di contenere i danni.

Ora, a distanza di tempo, si torna ad esaminare con la necessaria attenzione l’efficacia della nuova modalità di lavoro, cercando di capire come tarare al meglio le regole dello smart working, facendo tesoro dell’esperienza fatta. Molti imprenditori e responsabili si stanno domandando se lo smart working per il proprio business sia efficace, così come molti lavoratori iniziano a trarre le conclusioni e capire se e come lo smart working abbia effettivamente impattato sul loro work life balance.

La metodologia per il lavoro agile

Se volessimo capire quanto sia efficace lo smart working in modo oggettivo, senza affidarsi all’istinto, che comunque in molti casi risulta essere più affidabile del metodo, occorre iniziare a suddividere il problema ed a classificare gli ambiti di verifica e, per ciascuno di essi, identificare i famosi KPIs.

In questo post intendiamo dare un’idea generale del metodo da seguire, che andrà poi personalizzato per ciascuna realtà aziendale e, talvolta, per singoli team o funzioni all’interno dell’azienda stessa. Ispirandoci anche alle indicazioni dell’Osservatorio del Politecnico di Milano.

Cosa verificare per capire se lo smart working funziona

Lo smart working funziona bene se si innesca un processo “win-win” tra azienda e lavoratore. Esso è efficace se entrambi ne beneficiano.

Gli ambiti da considerare, nella valutazione di un’iniziativa di smart working, sono:

Il livello di partecipazione del lavoratore

Un lavoratore in smart working, se troppo distaccato dal resto dell’azienda, rischia di alienarsi e, quindi, di allontanarsi sempre di più dalla vita aziendale, dal clima che la caratterizza. Tale allontanamento crea stress e potrebbe indurre il lavoratore ad essere sempre meno partecipe dell’iniziativa di smart working, con un calo dell’efficienza e, nel peggiore dei case, subendo addirittura un burnout.
Anche il carico di lavoro gioca la sua parte. Se troppo elevato rischia di mettere in difficoltà il lavoratore che lavorerebbe per obiettivi sempre meno raggiungibili.
E’ fondamentale anche l’approccio alla disponibilità. Se un lavoratore deve interagire con altri colleghi, deve essere maggiormente connesso e disponibile, in orari adeguati.

Il livello di coordinamento

A nostro avviso il nodo essenziale per il buon funzionamento di un’iniziativa di smart working è il coordinamento e, quindi, il livello di management intermedio. Il paradigma cambia, si lavora per obiettivi e non più con i tempi del cartellino. E saper dare obiettivi “smart”, mantenerli nel tempo, monitorarli, incoraggiare il lavoratore, è uno skill specifico, che non sempre chi gestisce possiede o sa utilizzare correttamente.
A nostro avviso smart working significa, per chi gestisce risorse, maggior carico di lavoro e nuova modalità di lavorare.
Sarà quindi fondamentale verificare la fase di coordinamento e di pianificazione, la consistenza degli obiettivi e la loro distribuzione nel tempo.

La tecnologia nel lavoro agile

La tecnologia, che spesso viene data per scontata, è un abilitante. Senza la tecnologia non è possibile o quasi lavorare in modalità smart. Per tale ragione è importante avere gli strumenti adeguati, che garantiscano le performance giuste. E’ necessario un adeguato sistema di collaboration per le riunioni virtuali, l’accesso agli applicativi aziendali ed una buona connettività. Non dimentichiamo la sicurezza: se apriamo i sistemi all’esterno per l’accesso da remoto, garantiamo prima di tutto la sicurezza, i rischi che si corrono sono di gran lunga superiori ai benefici dello smart working.

La produttività

Smart working sì, ma occhio alla produttività. Utilizziamo gli stessi parametri utilizzati in modalità ordinaria. Se lo smart working funziona la produttività non deve diminuire. Anzi, avendo risorse più coinvolte, in taluni contesti è probabile che aumenti. La soddisfazione dei clienti finali non deve essere impattata negativamente.

La soddisfazione del lavoratore

Con l’aiuto di survey specifiche, è importante capire quanto il lavoratore si senta a proprio agio, nella propria zona di confort. Il lavoratore potrebbe sperimentare una curva di soddisfazione; magari essa è elevata al principio, ma poi potrebbe scendere rapidamente, perché il contesto di casa non sempre è adeguato allo svolgimento dell’attività lavorativa.
Comunicare, chiedere, confrontarsi, per capire se sia il caso di rimodulare il coinvolgimento, magari rivedendo verso l’alto o verso il basso il numero di giorni di smart working concessi.

La qualità del lavoro svolto

Laddove gli obiettivi siano troppo stringenti, la pressione esercitata dal doverli rispettare a tutti costi potrebbe non essere compatibile con gli indicatori di qualità. E lo smart working certo non favorirebbe la negoziazione con il coordinatore oppure il confronto con i colleghi per trovare le risorse e gli strumenti per lavorare meglio. La qualità dei deliverables è un aspetto da tenere sotto controllo durante un’iniziativa di smart working.

Conclusione. Lo Smart working funziona o no?

Cari imprenditori e responsabili, ora avete una traccia sulla quale riflettere e capire se l’iniziativa di smart working in essere presso le vostre aziende va per il verso giusto. Non focalizzatevi su singoli aspetti, né siate troppo rapidi nel trarre conclusioni. Un’iniziativa di smart working va seguita, monitorata, corretta, rivista, per poter essere sempre più efficiente.

Nella nostra esperienza notiamo che sempre più candidati, in fase di valutazione delle offerte di lavoro, cercano di capire se l’azienda offre l’opportunità di lavorare in modalità agile. E’ spesso un elemento di negoziazione. Per le aziende, quindi, è, a nostro avviso, importante valutare bene queste iniziative e cercare di renderle efficaci.

Lo smart working funziona, è una situazione di mutuo vantaggio per aziende e lavoratori. L’importante è seguire l’iniziativa, con un processo di tuning e miglioramento continuo.

Il modo è cambiato e continua a cambiare. Noi possiamo solo adeguarci.