IT Project Manager: cosa fa e competenze chiave

Il contesto in cui opera

In un mondo sempre più caratterizzato da processi digitali e automatizzati, le figure professionali legate all’Information Technology (IT) diventano di cruciale importanza e, fra queste, una delle più rilevanti è senza dubbio l’IT Project Manager.

Ma, prima di entrare nel dettaglio del ruolo, è bene chiarire cosa si intende per “Project Management”.

Cos’è il Project Management?

Un progetto rappresenta un complesso di attività interrelate, organizzate per conseguire un risultato specifico, rispettando determinati parametri quali il tempo, il costo e la qualità. La conduzione di un progetto, quindi, presuppone una gestione attenta di questi tre elementi fondamentali, spesso raffigurati come i vertici del “triangolo del progetto” o “triangolo di ferro” (se si varia un lato di un triangolo, figura geometrica non comprimibile, deve per forza variarne anche un altro).

In campo IT, un progetto potrebbe riguardare l’implementazione di un nuovo sistema di gestione dei dati, la creazione di un’applicazione o la digitalizzazione di un processo.

Ambito

Il concetto di “ambito” (o scope) in un progetto comprende tutto ciò che è necessario per realizzare un prodotto o un servizio con caratteristiche e funzionalità predefinite. L’ambito include sia ciò che rientra nel progetto, sia ciò che ne è escluso. Una sua definizione accurata è essenziale per evitare l’insidia del “creep dell’ambito”, ovvero l’espansione non pianificata dell’ambito del progetto oltre quanto originariamente previsto, una delle principali cause di insuccesso dei progetti. Per fare due esempi, in un progetto IT l’ambito è costituito dalle funzionalità di un’applicazione da implementare oppure dall’elenco dei server da migrare in cloud.

Tempi

Il tempo di realizzazione del progetto rappresenta la durata totale necessaria per portare a termine tutte le attività previste. La gestione del tempo deve comprendere la pianificazione di tutte le attività, la definizione delle interdipendenze tra di esse e l’assicurazione che il progetto sia completato entro i tempi stabiliti.

Costi

I costi di un progetto includono tutte le spese associate alla sua realizzazione, come ad esempio i costi del personale, i costi dei materiali, i costi di formazione, i costi di viaggio, i costi di consulenza e così via. La gestione dei costi del progetto comporta la stima dei costi, la preparazione del budget e il controllo dei costi, per garantire che il progetto rimanga entro il budget previsto.

Il project manager deve quindi governare correttamente l’ambito, i tempi ed i costi, che sono gli elementi essenziali di un qualsiasi progetto. In aggiunta il PM deve anche governare la qualità e le modalità con le quali si raggiungono gli obiettivi progettuali, ed in particolare l’assegnazione delle risorse, la gestione dei rischi, la gestione dei problemi ed alcuni KPIs di rendimento.

Per avere una visione più ampia e strutturata sulla definizione di progetto e sul project management, si può fare senz’altro riferimento al sito del Project Management Insitute, che peraltro rilascia certificazioni professionali specifiche.

Cosa fa un IT Project Manager

Un IT Project Manager è un professionista che si occupa della pianificazione, organizzazione e gestione di progetti legati all’Information Technology. L’obiettivo principale di un IT Project Manager è di garantire che i progetti tecnologici vengano completati nei tempi previsti, entro il budget e secondo le specifiche stabilite.

In generale un IT Project Manager si occupa delle seguenti attività:

• Definire gli obiettivi del progetto. Consiste nella raccolta delle esigenze dell’azienda, nella definizione delle specifiche tecniche del progetto e nell’elaborazione di un piano dettagliato che delinei come questi obiettivi saranno raggiunti.
• Gestire le risorse. Un IT Project Manager deve organizzare e coordinare le persone e le risorse materiali necessarie per completare il progetto.
• Monitorare il progresso del progetto: durante il ciclo di vita del progetto, l’IT Project Manager deve monitorare attentamente i progressi, confrontando lo stato attuale del progetto con le previsioni iniziali e apportando le necessarie modifiche al piano, effettuando delle riunioni periodiche per la condivisione del SAL (Stato Avanzamento Lavori).
• Gestire i rischi. Identificare potenziali problemi o ritardi e mettere in atto strategie per mitigarli o gestirli.
• Comunicare con i vari stakeholder. L’IT Project Manager deve tenere informate sullo stato del progetto tutte le parti interessate, incluso il team di progetto, la direzione dell’azienda, i clienti e i fornitori.

Competenze tecniche dell’IT Project Manager

Per svolgere efficacemente il proprio ruolo, un IT Project Manager ha bosigno di una serie di competenze tecniche specifiche, così come di vari strumenti dedicati. Vediamoli in dettaglio:

• Competenze in Project Managent. Consiste nell’applicazione dei fondamenti della gestione dei progetti, che comprende la pianificazione, l’organizzazione, la gestione del rischio e il monitoraggio dei progressi, è di vitale importanza.
• Conoscenza dei sistemi informatici. Conoscenza, ad alto livello, dei sistemi oggetto del progetto.
• Competenze finanziarie e contabili. Saper gestire budget, prevedere costi, analizzare i rapporti costo-beneficio e gestire la contabilità del progetto è essenziale.
• Gestione delle risorse umane. Guidare un team, motivare i membri, svilupparne le competenze e orientarli verso gli obiettivi del progetto è una competenza chiave.
• Gestione dei rischi. Identificare, analizzare e gestire i rischi che potrebbero influire sul progetto.
• Familiarità con le metodologie di gestione dei progetti, quali ad esempio Agile, Scrum, Waterfall, Lean, Kanban, Prince2.

Per lo svolgimento della propria mansione, un IT Project Manager utilizza diversi strumenti, tra i quali:

• Software di gestione dei progetti, quali Microsoft Project, JIRA, Trello, Asana, Basecamp per redigere diagrammi di Gantt e PERT e semplificare la pianificazione, l’organizzazione e il monitoraggio dei progetti.
• Strumenti di comunicazione, piattaforme come Slack, Microsoft Teams o Google Hangouts per migliorare e facilitare la comunicazione all’interno del team.
• Strumenti di condivisione dei documenti, come Google Drive, Dropbox, OneDrive e Sharepoint che sono ottimi per condividere e gestire i documenti relativi al progetto.
• Software di gestione delle risorse, come Resource Guru, Smartsheet utili per la gestione e l’assegnazione delle risorse.
• Strumenti di gestione finanziaria e contabile, come QuickBooks, Zoho Books.

Le competenze tecniche e gli strumenti utilizzati da un project manager possono variare in base al settore, all’organizzazione e alla natura del progetto. Tuttavia, tutte queste competenze e strumenti condividono lo stesso obiettivo: garantire che i progetti vengano portati a termine rispettando i tempi, i costi e gli standard qualitativi stabiliti.

Competenze trasversali

Oltre alla conoscenza tecnica e alla familiarità con specifici strumenti di gestione dei progetti, un IT Project Manager deve anche possedere alcune competenze trasversali, le cosiddette “soft skills”, che sono altrettanto vitali per la riuscita di un progetto. Vediamo di seguito alcune di queste:

• Leadership. Essere un leader significa essere capaci di motivare, ispirare e guidare un team. Un leader di successo sa delineare una visione, definire obiettivi chiari, delegare efficacemente i compiti e favorire un clima di lavoro costruttivo e produttivo.
• Comunicazione. Un buon IT Project Manager deve saper comunicare efficacemente con diverse figure e pertanto deve saper ascoltare, esporre le proprie idee in modo chiaro e gestire le aspettative altrui.
• Gestione del tempo e organizzazione. Data la molteplicità di compiti, scadenze e responsabilità da gestire, un project manager deve essere molto organizzato e avere una gestione del tempo impeccabile.
• Problem-solving e pensiero critico. Saper affrontare e risolvere i problemi in modo creativo ed efficace è un must per un project manager. Questo implica la capacità di valutare le situazioni, identificare i problemi, pensare a soluzioni possibili e mettere in atto un piano d’azione.
• Negoziazione. Molto spesso, un project manager si trova a dover negoziare su vari aspetti del progetto, quali budget, tempi, risorse e aspettative. Saper raggiungere un compromesso che soddisfi tutte le parti è una skill indispensabile.
• Gestione dello stress. La gestione dei progetti può essere una fonte di stress significativa, con scadenze ravvicinate, problemi inattesi e pressioni da diverse direzioni. Un bravo project manager deve saper gestire lo stress efficacemente, mantenendo la calma anche nelle situazioni più complicate.
• Adattabilità: I cambiamenti sono all’ordine del giorno nella gestione dei progetti, specialmente in un campo in costante evoluzione come l’IT. Un project manager deve essere flessibile e in grado di adattarsi rapidamente a nuove situazioni.

Come diventare IT Project Manager

Diventare un IT Project Manager richiede una combinazione di formazione, esperienza e, in molti casi, certificazioni specifiche.

Formazione

Molti IT Project Manager iniziano con una laurea in informatica, ingegneria del software, o un campo correlato. Tuttavia, alcuni entrano nel campo con un background in business o management. Alcuni ruoli possono richiedere un master, come un MBA con specializzazione in gestione dei progetti.

Esperienza

Prima di diventare project manager, molte persone acquisiscono esperienza lavorativa in ruoli tecnici o di business, quali sviluppatore software, analista tecnico, consulente IT o analista di business. Acquisire questa esperienza aiuta a comprendere meglio come funzionano i progetti e come lavorano i team, oltre a fornire una comprensione pratica della tecnologia.

Certificazioni

Esistono numerose certificazioni che possono aiutare a dimostrare le competenze in gestione dei progetti e a progredire nella carriera. Queste includono:

• Project Management Professional (PMP). Project Management Institute (PMI), il PMP è una delle certificazioni più riconosciute e rispettate nel campo della gestione dei progetti.
• Certified ScrumMaster (CSM). Scrum Alliance, dimostra una comprensione della metodologia Scrum, che è comune nei progetti di sviluppo software.
• PRINCE2 Foundation/Practitioner. PRINCE2, una metodologia di gestione dei progetti utilizzata in molti contesti.
• Certified Project Manager (CPM). IAPM (International Association of Project Managers), si concentra su metodi, tecniche e competenze di gestione dei progetti.
• Certified Associate in Project Management (CAPM). PMI, meno avanzata del PMP e può essere una buona opzione per chi è all’inizio della carriera in gestione dei progetti.
• ITIL. ITIL (Information Technology Infrastructure Library) è un insieme di best practices per la gestione dei servizi IT. La certificazione ITIL può essere particolarmente utile per i project manager in ambito IT.

È importante notare che le certificazioni non sono un requisito assoluto per diventare un IT Project Manager, ma possono aiutare a dimostrare le competenze e a distinguersi in un campo competitivo. La formazione continua, la capacità di apprendere nuove tecnologie e l’esperienza pratica sono altrettanto importanti.

FAQ sul profilo dell’IT Project Manager