Budget IT: guida all’ottimizzazione delle risorse

Introduzione

La gestione del budget IT è cruciale per ogni azienda, indipendentemente dalla dimensione o dal settore di appartenenza. E, se fatta in modo efficace e metodico, consente all’azienda di ottimizzare l’utilizzo delle risorse, di perseguire i propri obiettivi e di garantire un equilibrato rapporto tra l’allocazione delle risorse finanziarie e le esigenze tecnologiche, soprattutto in questo momento storico in cui la tecnologia, rapida e mutevole nelle evoluzioni, è diventata una leva strategica da cui non si può prescindere.

La gestione del budget IT è una della attività fondamentali svolte dall’IT Manager e, con questo articolo, ci proponiamo di dare qualche suggerimento pratico e qualche idea su come ottimizzarlo, per ottenere il massimo valore dalle risorse a disposizione.

L’ottimizzazione del budget IT passa per diversi temi, che di seguito cercheremo di esaminare in dettaglio, seguendo una logica di sequenzialità, dopo avere inizialmente chiarito la differenza tra costi Capex e costi Opex.

Differenza tra CapEx e OpEx

I costi CapEx, noti anche come “Capital Expenditure”, si riferiscono agli investimenti di natura capitale. Sono costi sostenuti per l’acquisizione di beni o servizi la cui utilità si realizza nel corso degli anni (es. apparati hardware, licenze software, progetti di implementazione di nuovi software, …). Possono essere gestiti in ammortamento, quindi con un impatto limitato sul conto economico aziendale. Ad esempio, se si acquista un hardware per 10.000 euro e questo è ammortizzabile in 5 anni, sul conto economico aziendale si avrà un impatto negativo per 2.000 euro all’anno.

I costi OpEx invece, noti come “Operational Expenditure”, sono quei costi che si riferiscono alle spese operative correnti che un’azienda affronta per sostenere le sue attività quotidiane. I servizi hanno un’utilità che si verifica nel periodo temporale in cui vengono acquistati. Sono costi Opex, ad esempio, i canoni dei servizi (es. cloud, fonia, internet), i canoni di noleggio o i costi delle manutenzioni (es. canone di manutenzione di un software). I costi OpEx, essendo correnti, incidono per intero sul conto economico aziendale. Quindi, ad esempio, se si spendessero gli stessi 10.000 euro di cui sopra, questi avrebbero un effetto negativo e diretto sul conto economico dell’anno per 10.000 euro.

Nella redazione dei budget eseguire questo distinguo è fondamentale, in quanto l’impatto dei costi CapEx sui risultati economici aziendali del periodo corrente è limitato, quello dei costi OpEx no.

Analisi delle esigenze e delle priorità

La regola d’oro per redigere ed ottimizzare il budget IT è una: partire dai “business needs”, ossia capire quali sono le vere esigenze tecnologiche dell’azienda. Questa analisi dovrebbe derivare dagli obiettivi strategici aziendali e dalle strategie di crescita ed essere eseguita in un’ottica di breve, medio e lungo termine.

Ecco una serie di passaggi da seguire per identificare correttamente questi bisogni.

Interviste ai referenti di business

Condurre delle interviste ai responsabili delle funzioni aziendali per capire se vi sono specifiche necessità (es. il customer care potrebbe aver bisogno di un CRM, il marketing di uno strumento di web engagement, ….). Spesso i responsabili delle funzioni di business non hanno una risposta diretta per le necessità IT, in quanto si occupano di altro e non conoscono a fondo le tecnologie. Sta all’IT Manager capire quali sono le eventuali risposte tecnologiche alle necessità di business.

Identificare le esigenze tecnologiche

Verificare le esigenze di tipo tecnologico, che solitamente sono evidenti al dipartimento IT. Si può verificare, ad esempio, se sia necessario investire in un nuovo sistema, oppure in soluzioni di cybersecurity e così via. Per identificare tali esigenze può essere utile interloquire, per prendere spunto, con fornitori o IT Manager di altre aziende. Più avanti riportiamo ulteriori ambiti per i quali vale la pena fare delle riflessioni per capire se possono essere identificate delle iniziative di tipo tecnologico.

Redazione del business case

Per ciascuna delle iniziative identificate, si dovrebbe preparare un business case, ossia stimare i benefici (riportandoli ad un equivalente economico) ed i costi e capire se vi è convenienza o meno ed in quanto tempo i benefici supereranno i costi (break-even point).

Prioritizzazione delle iniziative

Definiti i business case, sarà fondamentale individuare le priorità con le quali eseguire le diverse iniziative. Può essere senz’altro d’aiuto partire dal risultato dei business case. Ad esempio si potrebbe partire dai cosiddetti “quick wins“, ossia da quelle iniziative che portano grandi benefici con costi ridotti ed in tempi brevi, anche se la priorità delle iniziative è chiaramente legata a doppio filo con le strategie aziendali.

Valutazione dei costi correnti ed impatto sul budget IT

Per ottimizzare il budget IT, è fondamentale valutare accuratamente i costi correnti (OpEx) che, come detto in precedenza, hanno un impatto diretto sul conto economico aziendale. Chiaramente l’ottimizzazione dei costi correnti deve essere eseguita salvaguardando il livello di servizio, la qualità non deve degradare. I passaggi da seguire per eseguire questa valutazione potrebbero essere i seguenti:

• Revisione dei contratti esistenti. Analizzare i contratti con i fornitori di hardware, software e servizi IT e valutare se le condizioni contrattuali attuali sono ancora vantaggiose. Potrebbe essere utile rinegoziare i prezzi o cercare fornitori alternativi con tariffe più convenienti.
• Consolidamento delle licenze software. Esaminare attentamente le licenze software in uso e verificare se vi sono sovrapposizioni o licenze sottoutilizzate che magari generano costi inutili.
• Valutazione dell’utilizzo delle risorse IT. Analizzare l’utilizzo effettivo delle risorse IT, come server, storage e rete, si potrebbe rilevare che alcune risorse sono sovradimensionate o sottoutilizzate.
• Identificazione delle inefficienze. Cercare le inefficienze nei processi IT che potrebbero generare costi aggiuntivi come, ad esempio, procedure manuali ripetitive che richiedono molto tempo e risorse, e prendere in considerazione l’automazione di tali processi per migliorare l’efficienza e ridurre i costi.

In generale occorre, con approccio metodico, esplorare tutte le possibili alternative economiche e redigere un piano d’azione, fermo restando che è importante mantenere un equilibrio tra riduzione dei costi e garantire l’efficienza e l’efficacia delle operazioni IT.

Ottimizzazione delle licenze e dei contratti

Un’importante area di attenzione per ottimizzare il budget IT è l’ottimizzazione delle licenze software e dei contratti con i fornitori, al fine di ridurre i costi, ottenere migliori condizioni contrattuali e massimizzare il valore delle soluzioni software utilizzate.

Ecco alcuni passi da seguire per ottimizzare il licencing:

• Inventario delle licenze. Effettuare un inventario completo delle licenze software in uso nell’organizzazione, tenendo traccia delle licenze acquistate, dei contratti e delle scadenze. Assicurarsi di avere una visione chiara delle licenze attive, dei diritti di utilizzo e delle funzionalità associate a ciascuna licenza.
• Verifica della conformità. Verificare che le licenze software in uso siano conformi ai termini dei contratti, che non ci siano violazioni dei diritti di utilizzo o utilizzi non autorizzati. Questa valutazione è importante al fine di ridurre il rischio di sanzioni o costi imprevisti derivanti da una mancata conformità alle licenze.
• Esplorazione di soluzioni open source. Valutare l’utilizzo di software open source come alternativa alle soluzioni commerciali, potrebbe esserci un notevole risparmio a fronte di un livello servizio e funzionalità paragonabili. Attenzione, tuttavia, alle modalità di supporto dei fornitori, che per l’open source potrebbero essere ridotte.
• Gestione del ciclo di vita delle licenze. Implementare una strategia di gestione del ciclo di vita delle licenze per utilizzarle in modo efficiente, ad esempio, disattivando quelle non utilizzate o riallocandole tra gli utenti in base alle effettive esigenze.

Consolidamento delle risorse e virtualizzazione

Un approccio in generale efficace per ottimizzare il budget IT è il consolidamento delle risorse e l’implementazione della virtualizzazione, in quanto questa strategia consente di ridurre i costi associati all’hardware fisico, ottimizzare l’utilizzo delle risorse e semplificare la gestione dell’infrastruttura IT. Ecco alcuni passi da seguire:

• Valutazione delle risorse fisiche virtualizzabili. Analizzare l’infrastruttura hardware esistente, compresi server, storage e networking, identificando le risorse sottoutilizzate o sovradimensionate e valutare se e come possono essere consolidate. Ad esempio, si potrebbero raggruppare più carichi di lavoro su un singolo server fisico utilizzando la virtualizzazione. Potrebbe essere interessante valutare anche la virtualizzazione dei desktop (Virtual Desktop Infrastructure), una delle soluzioni più utilizzate è Citrix.
• Implementazione della virtualizzazione. La virtualizzazione consente di creare macchine virtuali (VM) che eseguono diversi sistemi operativi e applicazioni su uno o più server fisici. Questo consente di consolidare le risorse e sfruttare al massimo la capacità di elaborazione e storage. I software di virtualizzazione più comuni sono VMware o Hyper-V.
• Gestione e monitoraggio delle risorse. Monitorare e gestire in modo efficiente le macchine virtuali e l’infrastruttura virtualizzata aiuta ad ottimizzare l’utilizzo delle risorse, bilanciare il carico di lavoro e identificare eventuali inefficienze o problemi di performance.

Esplorazione delle opzioni di cloud computing

L’utilizzo del cloud computing offre un’opportunità significativa per ottimizzare il budget IT, consentendo di ridurre i costi di infrastruttura, di scalare le risorse in base alle esigenze e di sfruttare servizi e soluzioni flessibili. Ecco alcuni passi da seguire:

• Valutazione delle esigenze di cloud computing. Esaminare attentamente le esigenze dell’azienda e identificare quali carichi di lavoro o applicazioni potrebbero beneficiare dell’adozione del cloud.
• Scelta del modello di cloud computing. Valutare i diversi modelli di cloud computing, come il cloud pubblico, privato o ibrido, in base alle esigenze e ai requisiti aziendali. Il cloud pubblico offre servizi gestiti da un fornitore esterno, mentre il cloud privato è gestito internamente. Un’opzione ibrida combina entrambi i modelli. Una soluzione per cloud ibrido è, ad esempio, la piattaforma Nutanix.
• Valutazione dei costi. Analizzare i costi associati all’adozione del cloud computing, compresi i costi di sottoscrizione, di archiviazione e di utilizzo dei servizi cloud. Spesso l’adozione di soluzioni Cloud non risulta conveniente proprio per i costi OpEx che implicano.

Oltre a potenziali risparmi di sui costi, le soluzioni cloud permettono di scalare le risorse in base alle esigenze e, spesso, di aumentare il livello di servizio.

Valutazione delle opzioni di outsourcing ed impatto sul budget IT

L’outsourcing, cioè l’affidamento di determinati servizi o attività a fornitori esterni specializzati, può essere un’opzione da considerare per ottimizzare il budget IT. E’ importante eseguire un’analisi dei servizi idonei all’outsourcing, valutando i servizi o le attività IT che potrebbero essere affidate a fornitori esterni, come ad esempio il supporto tecnico, la gestione dell’infrastruttura, lo sviluppo software o il monitoraggio della sicurezza.

L’outsourcing può offrire numerosi benefici, inclusa la riduzione dei costi, l’accesso a competenze specializzate ed una maggiore flessibilità. Tuttavia, è importante valutare attentamente le opzioni di outsourcing e gestire i fornitori in modo efficace per massimizzare i vantaggi e mitigare i rischi associati a questa scelta.

Implementazione di politiche di risparmio energetico

L’implementazione di politiche di risparmio energetico può contribuire significativamente a ottimizzare il budget IT riducendo i costi operativi legati al consumo energetico. Ecco alcuni spunti di riflessione:

• Valutazione dell’infrastruttura energetica. Valutare l’infrastruttura energetica dell’ambiente IT, compresi server, sistemi di raffreddamento, apparecchiature di rete e dispositivi periferici, provando ad identificare le aree in cui c’è un consumo energetico elevato o inefficiente.
• Utilizzo di apparecchiature efficienti dal punto di vista energetico. Scegliere apparecchiature IT con rating di efficienza energetica elevato, come server a basso consumo e dispositivi di rete efficienti dal punto di vista energetico. Le nuove apparecchiature dovrebbero soddisfare gli standard di efficienza energetica riconosciuti, come ENERGY STAR.
• Ottimizzazione delle impostazioni di alimentazione. Configurare adeguatamente le impostazioni di alimentazione dei dispositivi IT, soprattutto i desktop, in modo da massimizzare l’efficienza energetica. Ad esempio, attivare la modalità di sospensione o spegnimento automatico per i dispositivi inattivi o utilizzare la funzionalità di gestione energetica per regolare le prestazioni in base al carico di lavoro, può portare a risparmi significativi.
• Sensibilizzazione dei dipendenti. Promuovere la sensibilizzazione dei dipendenti sull’importanza del risparmio energetico nell’utilizzo dei dispositivi IT, fornendo consigli pratici, come ad esempio spegnere i dispositivi alla fine della giornata lavorativa o utilizzare le impostazioni di risparmio energetico. Coinvolgi i dipendenti nella riduzione del consumo energetico e riconosci i loro sforzi.

Monitoraggio degli scostamenti e comunicazione

Successivamente alla redazione del budget IT, il monitoraggio e il controllo dei costi sono fondamentali per garantire un utilizzo efficiente delle risorse e mantenersi focalizzati sugli obiettivi; è cruciale seguire in modo scrupoloso l’evoluzione dei costi e cercare di apportare gli eventuali correttivi per tempo.

E’ altresì importante coinvolgere gli stakeholder interni ed esterni, garantire una comunicazione efficace è un aspetto fondamentale per una gestione ottimale del budget IT, sopratutto coinvolgendo il management aziendale, presentando report periodici sui costi, le prestazioni e i risultati raggiunti. E’ anche importante mantenere un dialogo efficace con il dipartimento Contabilità, condividendo le informazioni rilevanti, come stime dei costi, previsioni finanziarie e analisi di impatto finanziario, per facilitare la pianificazione e il controllo finanziario.

Conclusioni su come ottimizzare il budget IT

In conclusione, una gestione proattiva del budget e delle risorse IT è di vitale importanza per le organizzazioni moderne e l’IT Manager deve considerare tale attività come una priorità. Una gestione oculata e mirata del budget consente alle aziende di massimizzare l’efficienza operativa, ottenere un valore ottimale dagli investimenti IT e raggiungere gli obiettivi strategici.

Investire tempo ed energie in una gestione proattiva del budget IT porterà benefici tangibili a breve e lungo termine per l’organizzazione nel suo insieme.